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¿Cómo efectivizar los avisos de pago de mi jardín de infantes?

¿Cómo efectivizar los avisos de pago de mi jardín de infantes?

Gran parte de la comunicación entre escuelas y familias es administrativa. El pago de las matrículas, las cuotas, el dinero para los materiales, viajes de estudios campamentos y talleres: el seguimiento de los cobros es un gran problema en la mayoría de las escuelas y jardines. En estos últimos, no suele haber un departamento de administración para hacer el seguimiento de las deudas, por lo que muchas directoras o representantes legales dedican varias horas por día a estas tareas administrativas.

¿Existe alguna forma de solucionar este problema? Sí, se pueden realizar distintas acciones que disminuyan el porcentaje de morosos. Para esto debemos generen una comunicación administrativa fluida y efectiva.

Empecemos con las preguntas correctas

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Para empezar a pensar soluciones a un problema el primer paso es entender cuál es ese problema. Si los familiares se atrasan en los pagos de la cuota escolar, deben tener una razón para hacerlo. Para descubrirla hay que empezar por preguntar: ¿Por qué se atrasó en el pago de la cuota?

Razones puede haber cientas, desde algún pícaro que prefiere estirar el pago, a otro que puede ser un poco distraído o quizás simplemente el aviso de pago no está llegando a la persona indicada.

¿No recibe los comunicados administrativos? ¿Recibe los avisos de pago tarde? ¿Es una familia ensamblada y quien paga la cuota escolar no es quien retira al alumno del jardín? Probablemente muchos de los casos de morosos se puedan resolver con una simple pregunta.

¿Recibe el comunicado administrativo?

Gran parte de los morosos seguramente esté relacionado a que los comunicados administrativos no están llegando a destino. ¿Cómo puede suceder esto? Puede ser que los avisos se envíen por email y estos lleguen a Spam, otra opción es que se envíen por sobre cerrado y nunca sean abiertos o quizás deban ser retirados por las familias al pasar por administración y estas olviden hacerlo.

De cualquier forma, un buen primer paso es asegurarse que los morosos estén recibiendo las comunicaciones administrativas y que su falta de pago no se deba a un error de nuestra parte.

¿El aviso de pago llega a la persona indicada?

En muchos casos el encargado de realizar el pago de las cuotas escolares no es la persona que lo retira por el jardín. Ejemplo de esto pueden ser familias ensambladas o familias en las que el pago de la cuota lo realiza un tutor o familiar que no convive con el alumno. Si esta persona no recibe el comunicado en la fecha indicada, le va a ser imposible realizar el pago en tiempo y forma.

Es así que una solución posible es pedir un contacto específico para temas administrativos y confirmar que esa persona esté recibiendo los mensajes indicados en tiempo y forma.

¿La comunicación administrativa está siendo leída?

Si la familia está recibiendo los avisos y estamos seguros que la persona indicada está al tanto del tiempo y forma en los que los recibirá, el siguiente paso es confirmar que estos comunicados sean leídos.

Dependiendo el canal, se puede pedir diferentes formas de confirmación de lectura de los avisos administrativos. Por ejemplo, se puede pedir que los familiares firmen las notas, o que respondan confirmando la recepción de los emails, pero estas dos formas no son muy prácticas para realizar un seguimiento.

Por eso desde Cuaderno Rojo desarrollamos una forma simple de enviar avisos de pagos automatizados y poder realizar un seguimiento en tiempo real de quién lo recibió, quién lo leyó y quién confirmó que lo leyó.
Para esto simplemente se carga el importe de la cuota para cada alumno y el sistema envía una plantilla a cada padre en la que se reemplaza:

  • Nombre y Apellido del Alumno
  • Curso del Alumno
  • Período de facturación
  • Fecha de vencimiento
  • Importe

Cada familiar recibe ese comunicado en su celular y el sistema registra cuándo lo lee. De esta forma se simplifica el envío de los avisos de pago y el seguimiento de lectura.

¿Estamos comunicando la información correcta?

Dos factores claves a analizar son el contenido y la forma de las comunicaciones administrativas.

Contenido

Simplemente debemos verificar que estemos brindando toda la información que el familiar necesita. Por ejemplo, no solo debemos comunicar el monto a pagar, fecha de vencimiento, y período, sino que debemos agregar los medios y condiciones de pago. También hay que tener en cuenta que esta información debe ser enviada como un comunicado único ya que su grado de importancia es alto y no puede perderse de la atención del destinatario mezclado con otros temas.

Forma

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Se suele pensar que los temas referentes a cobros, pagos y deudas deben ser tratados con tonos formales y aburridos. Pero hay que tener en cuenta que el tono de comunicación de un jardín o kínder suele ser informal, personal, alegre y cariñoso. Si el tono de la comunicación administrativa es frío y distante, el familiar va a tender a centrar su atención en las comunicaciones de tono amistoso y dejar de lado las comunicaciones de carácter poco amigable.

Si bien es buena idea utilizar el tono de comunicación para distinguir temas e importancias del contenido de los comunicados, es bueno mantener un estilo general en el que el familiar se sienta cómodo.

¿Tiene algún problema económico?

Otra razón de falta o atraso de pago puede ser por problemas económicos. Es muy probable que un familiar que esté atravesando una situación económica desfavorable sienta vergüenza de acercarse a informarlo al jardín, por lo que si se han descartado todas las razones descriptas arriba, puede ser una pregunta válida.

¿Para qué le serviría al jardín tener esta información? Simplemente para conversar con la familia sobre sus posibilidades, evaluar el soporte, bonificaciones o facilidades de pago que la institución pueda brindar y poder resolver el problema. El familiar va a estar aliviado y el jardín o kínder no desperdiciará tiempo siguiendo un pago ya que sabrá qué esperar de esa familia.

Cuando las respuestas no alcanzan

Si se han agotado las preguntas, las respuestas no alcanzan y las deudas siguen en pié es tiempo de recurrir a los seguimientos de deuda.

¿De qué forma realizar los seguimientos de deuda?

Lo recomendable durante los primeros 5 días es realizar los seguimientos de la forma más automatizada posible, ya que es muy probable que la mayoría de las deudas sean por olvido o falta de organización y se resuelvan con uno o dos seguimientos.

Si utiliza los avisos de pago de Cuaderno Rojo esta tarea es muy sencilla ya que se puede enviar el recordatorio en 3 simples clics y tener la certeza de que el 100% de los destinatarios lo recibirá. Si alguno no lo lee, se lo puede filtrar y llamarlo de forma particular.

Lo recomendable sería hacer un recordatorio de deuda al día 1 de la deuda y otro al día 4. De esta manera le damos 3 días al familiar para regularizar su situación hasta que recibe el segundo recordatorio.

Sobre los intereses

Intentar corregir a través de la fuerza o la sanción nunca suele ser la mejor respuesta ante un problema, pero si se han evacuado todas las posibilidades mencionadas en esta publicación y aún así los pagos siguen sin ser realizados, cobrar un interés pequeño puede ser un correctivo válido.

La mejor solución es una comunicación efectiva

Nuestros clientes han visto como el porcentaje de morosos ha disminuido a medida que implementaban los consejos enumerados en esta publicación. Un gran porcentaje de las deudas se deben a fallas en la comunicación entre el jardín y familias y a la falta de un contexto de diálogo y comprensión mutua.

Logrando una mejor comunicación entre las dos partes, no solo van a disminuir los problemas relacionados con la administración, sino la mayoría de los conflictos entre escuelas y familias.

¿En tu jardín implementaron alguna de estas ideas? ¿Te gustaría sumar alguna? ¡Escribinos!


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