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Ventajas y desventajas del email como canal de comunicación escolar

Ventajas y desventajas del email como canal de comunicación escolar

La forma en la que las familias se comunican en su vida cotidiana se vio transformada con la llegada de los teléfonos inteligentes y las aplicaciones móviles. En un mundo de inmediatez, el cuaderno de comunicados en papel choca con los hábitos de las familias.

Muchos jardines o kinder intentaron adaptarse a estos cambios y cometieron el error de crear grupos de WhatsApp, que dieron lugar a cientos de problemas y otras tantas anécdotas. Algunos complementan el cuaderno de comunicados con comunicaciones a través de redes sociales o envío de emails por listados.

Si bien estos canales están en sintonía con los nuevos hábitos de comunicación de las familias, presentan ciertas problemáticas derivadas de no estar diseñados para la comunicación institucional. El colegio no puede controlar cuándo los mensajes enviados por estos medios son recibidos, ni medir cuándo son leídos.

El envío de emails por listados se transformó en una práctica frecuente en muchos jardines y guarderías. Se crea una lista de distribución con los emails de una sala y se envían algunas circulares. Si bien en principio puede parecer una solución práctica, cuando se la lleva adelante aparecen ciertos problemas como los emails que no se leen o directamente no llegan.

¿Qué pasa después de enviar un email?

Clic

Generalmente los problemas relacionados al envío de emails en las escuelas surgen porque el colegio envía el mensaje, pero no sabe qué sucede después.

Generalmente las escuelas no utilizan un sistema preparado para realizar envíos masivos de emails, sino que los envían directamente desde la cuenta del colegio (Outlook, Gmail, etc) De esta manera envían cientos o miles de emails por día, dando un uso masivo a una herramienta personal.

Esto genera que en promedio:

  • El 88% llegará a la bandeja de entrada del familiar.
  • El 6% caerá en la carpeta de Spam.
  • El 4% rebotará
  • El 2% será filtrado y nunca llegará.

Bandeja de entrada

En promedio, del 88% de los emails llegará a bandeja de entrada entre un 40% y un 60% no serán abiertos. El email competirá por la atención del padre o madre contra todos los otros emails que vaya recibiendo durante su día. Puede que cuando lo reciba, el familiar no tenga tiempo de leerlo y luego se le traspapele entre emails laborales y ofertas.

Spam

spam

Cuando se realiza un envío masivo (a más de 100 personas) a través de una cuenta de email que no está preparada para esto, muchos terminarán en la bandeja de Spam. ¿Por qué? Simplemente porque los sistemas que regulan el envío y la recepción de emails tienen ciertas reglas automáticas que pueden determinar que tu mensaje sea calificado como Spam. Más adelante te damos algunos consejos para que los emails del colegio o jardín no caigan en Spam.

Rebotes

Los rebotes suceden por tres razones:

  • El email está mal escrito
  • La dirección devuelve un mensaje de error (fuera de oficina, casilla llena)
  • El email no existe más.

Si un familiar no recibe nunca los emails del colegio lo más probable es que tengamos mal su dirección. En Cuaderno Rojo llevamos registro de los emails que están mal escritos para que puedas corregirlos y mejorar tu comunicación con las familias.

Con el email no alcanza

App

Desde Cuaderno Rojo vimos que muchos colegios utilizaban el email como medio de comunicación, pero que por las características mencionadas arriba la mayoría de las familias terminaba sin leerlos.

Por eso desarrollamos una aplicación en la que tomamos las cosas buenas de la comunicación vía email, y la optimizamos según las necesidades de los colegios y los nuevos hábitos de las familias. De esta manera, tomamos la virtud de los emails de poder enviar una comunicación masiva en poco tiempo y la mejoramos mediante una aplicación para smartphones que permite:

  • Una tasa de entrega del 100%
    • No existe el Spam
    • No existen los filtros
  • Capacidad de programar los comunicados
  • Capacidad de delegar la redacción, asignar usuarios docentes y secretariado con restricción de permisos.
  • Comunicación unidireccional: el colegio habilita o no la respuesta del familiar.

También utilizamos el email como canal de comunicación, ya que tiene el beneficio de ser uno de los medios de comunicación más universales que existe. De esta manera enviamos emails para:

  • Envío de invitaciones a familiares y docentes.
  • Envío de comunicados para quienes no descargaron la Aplicación.
  • Complementar la comunicación vía Aplicación.

A diferencia de los emails, con Cuaderno Rojo no existe el Spam, no existen los filtros. Simplemente cuando el jardín presiona enviar, el familiar recibe una notificación y al abrirla accede al comunicado. A su vez, la aplicación almacena todos los mensajes que el colegio va enviando a la familia en un listado, en el que no

Si estás pensando en digitalizar u optimizar las comunicaciones entre el colegio y la familia te recomendamos leer nuestras publicaciones sobre los beneficios de tener un sitio web escolar y cómo armar un plan correcto para tus redes sociales.

Entonces… ¿Sirven los email para la comunicación escolar?

Si sirven, pero lo recomendable es utilizar una herramienta preparada para cumplir con el objetivo que queremos lograr. ¿Queremos enviar una publicidad? ¿Queremos enviar comunicación institucional? El medio de comunicación debe estar alineado a los objetivos de la comunicación.

Si entendemos las características mencionadas arriba podemos pensar en formas de utilizar el email para comunicaciones que no sean urgentes y no requieran una lectura rápida ni obligatoria por parte de los familiares.


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